Privaatsuspoliitika

Käesolev poliitika selgitab, kuidas Votting Group OÜ ("Juvo", "meie") kogub, kasutab ja kaitseb isikuandmeid, kui külastad meie veebilehte, võtad meiega ühendust või kasutad meie teenuseid. Töötleme isikuandmeid kooskõlas EL isikuandmete kaitse üldmäärusega (GDPR) ja kohaldatava Eesti andmekaitseõigusega.

1. Kes vastutab sinu andmete eest

Vastutav töötleja on Votting Group OÜ, registreeritud Eestis. Kui sul on küsimusi käesoleva poliitika kohta või selle kohta, kuidas sinu isikuandmeid käsitletakse, võta meiega ühendust aadressil info@juvolegal.com.

2. Milliseid isikuandmeid me kogume

Kogume järgmisi isikuandmete kategooriaid, sõltuvalt sellest, kuidas meiega suhtled:

• Konto andmed. Nimi, töö e-posti aadress, tööandja või organisatsioon, roll ja sisselogimisandmed, kui sina või su organisatsioon seadistate teenusele ligipääsu.
• Kontakt- ja müügipäringu andmed. Nimi, e-posti aadress, telefoninumber, ettevõtte andmed ja mistahes teave, mille otsustad sõnumisse lisada, kui võtad meiega ühendust veebilehe, e-posti või müügivestluse kaudu.
• Kasutusandmed. Teave selle kohta, kuidas teenusele ligi pääsetakse ja seda kasutatakse, näiteks sisselogimisajad, vaadatud lehed, funktsioonide kasutus, seadme ja brauseri tüüp ning IP-aadress. Neid kasutatakse teenuse toimimiseks, turvamiseks ja täiustamiseks.
• Sinu üleslaaditud dokumendid. Kui meie teenust kasutatakse poliitikate, tingimuste, lepingute või muude dokumentide läbivaatamiseks, töödeldakse neid dokumente ja neis sisalduvaid isikuandmeid (näiteks allakirjutanute või kontaktisikute nimesid) selleks, et sulle teenust osutada.

Üles laaditud dokumendid sisaldavad mõnikord ka selliste kolmandate isikute isikuandmeid, kes ei suhtle meiega ise (näiteks lepingu teise poole esindaja või dokumendis nimetatud kontaktisiku nimi). Kui töötleme selliseid andmeid, mida me ei ole saanud otse andmesubjektilt endalt, ei pruugi meil olla võimalik teda eraldi teavitada. Sellisel juhul tugineme isikuandmete kaitse üldmääruse artikli 14 lõike 5 punktile b, mis lubab teavitamiskohustusest kõrvale kalduda, kui see osutuks võimatuks või eeldaks ebaproportsionaalseid jõupingutusi; oleme võtnud andmesubjektide õiguste ja vabaduste kaitsmiseks meetmed, sealhulgas käesoleva poliitika avaliku kättesaadavuse.

3. Miks me sinu andmeid töötleme ja millisel õiguslikul alusel

Töötleme isikuandmeid ainult siis, kui meil on selleks õiguslik alus:

• Lepingu täitmine. Konto loomiseks ja haldamiseks, teenuse osutamiseks, esitatud dokumentide töötlemiseks ja toe pakkumiseks, kui sina või su organisatsioon oled meiega lepingulises suhtes.
• Õigustatud huvi. Töötleme andmeid õigustatud huvi alusel (GDPR artikli 6 lõike 1 punkt f) konkreetsetel eesmärkidel: meie süsteemide ja andmete turvalisuse tagamiseks, pettuste ja väärkasutuse ennetamiseks, päringutele vastamiseks ning meie teenuse täiustamiseks. Enne sellele alusele tuginemist kaalume neid huve sinu õiguste ja vabaduste vastu (GDPR artikli 13 lõike 1 punkt d); kui kaalumine ei lange meie kasuks, siis me sellele alusele ei tugine.
• Nõusolek. Kui see on nõutav, näiteks mitteoluliste küpsiste puhul või turundusteadete puhul, millega oled nõustunud. Võid nõusoleku igal ajal tagasi võtta.
• Juriidiline kohustus. Kui oleme kohustatud andmeid säilitama või avaldama kohaldatava õiguse täitmiseks.

Me ei tee sinu kohta automatiseeritud otsuseid, sealhulgas profileerimist, millel oleks sinu suhtes õiguslik või muu sarnaselt oluline mõju. Kui sa ei esita meile käesolevas poliitikas nimetatud kontoandmeid, ei saa me sulle teenusele ligipääsu luua ega seda osutada.

4. Sinu esitatud dokumente ei kasutata mudelite treenimiseks

Dokumente, mille sina või su organisatsioon üles laadib, näiteks poliitikad, tingimused ja lepingud, töödeldakse üksnes selleks, et osutada sulle taotletud teenust, näiteks tuvastada, kus dokument ei pruugi õigusnõudele vastata, või koostada ülevaade või vastus. Neid dokumente ja neis sisalduvaid isikuandmeid ei kasutata ühegi aluseks oleva mudeli treenimiseks ega jagata eesmärgil, mis ei ole seotud sulle teenuse osutamisega.

Kui dokumendi analüüsimiseks kasutatakse pilvepõhist tehisintellekti mudelit, eemaldatakse dokumendist enne selle mudelile saatmist tuvastatavad isikuandmed (näiteks nimed, e-posti aadressid ja isikukoodid) automatiseeritud anonümiseerimisprotsessi käigus.

5. Kui kaua me sinu andmeid säilitame

Isikuandmeid ei säilitata kauem, kui on vajalik käesolevas poliitikas kirjeldatud eesmärgi täitmiseks. Andmed kustutatakse või anonüümitakse niipea, kui neid ei ole enam vaja, välja arvatud juhul, kui kohaldatav Eesti või EL õigus näeb ette konkreetse pikema säilitustähtaja (näiteks raamatupidamisdokumentide puhul), mille korral säilitame andmeid vastava seadusjärgse tähtaja jooksul:

• Konto- ja kasutusandmed. Sinu konto või meiega koostöö kestuse ajal. Pärast konto sulgemist või koostöö lõppu kustutame need, kui neid ei ole enam õigus-, raamatupidamis- või vaidluste lahendamise nõuete täitmiseks vaja; kauem säilitame neid üksnes ulatuses ja aja jooksul, mida nõuab kohaldatav õigus.
• Arved ja muud raamatupidamise algdokumendid. Seitse aastat vastava majandusaasta lõpust, nagu näeb ette raamatupidamise seaduse § 12 lõige 1.
• Kontakt- ja müügipäringu andmed, mis ei vii jätkuva suhteni. Säilitame neid üksnes nii kaua, kui on vajalik päringu käsitlemiseks ja mõistlikuks järelkontrolliks, misjärel need kustutatakse või anonüümitakse, kui õigus ei nõua pikemat säilitamist.
• Sinu üles laaditud dokumendid ja nende analüüsi tulemused. Kustutame need lepingu lõppedes, kui neid ei ole enam käesolevas poliitikas kirjeldatud eesmärgil vaja, või varem, kui taotled kustutamist; kauem säilitame neid üksnes ulatuses, mida nõuab kohaldatav õigus.

6. Majutus ja alltöötlejad

Meie teenuse osutamiseks kasutatav infrastruktuur asub Euroopa Liidus ja Euroopa Majanduspiirkonnas: autentimine ja rakenduse andmebaas (Supabase) Frankfurdis, Saksamaal; analüüsimootor, selle andmebaas ja dokumendiotsingu vektorandmebaas (Qdrant) Soomes. Veebipäringute vahendamiseks kasutatava taristu (Vercel) asukoht viiakse samuti Frankfurti, Saksamaale. Kasutame piiratud arvu hoolikalt valitud teenusepakkujaid veebilehe ja teenuse toimimiseks, näiteks majutuseks, e-kirjade edastamiseks ja kohaldataval juhul maksete töötlemiseks. Iga alltöötleja, kes töötleb meie nimel isikuandmeid, on seotud andmetöötluslepinguga, mis nõuab vähemalt sama kaitsetaset kui käesolev poliitika, ning peab andmeid töötlema üksnes meie dokumenteeritud juhiste alusel. Ajakohase alltöötlejate nimekirja saab taotleda aadressil info@juvolegal.com.

7. Rahvusvahelised edastused

Vaikimisi töödeldakse dokumentide analüüsi Google Gemini teenuse abil, mille taristu asub USA-s. Enne dokumendi saatmist sellesse teenusesse eemaldatakse dokumendist tuvastatavad isikuandmed (näiteks nimed, e-posti aadressid ja isikukoodid) meie enda Euroopa Liidus asuvas serveris toimuva automatiseeritud anonümiseerimisprotsessi käigus, nagu on kirjeldatud punktis 4; isikuandmed ei jõua tuvastataval kujul USA-s asuvasse mudelisse. Sellise edastuse õiguspärasuse tagab kas Euroopa Komisjoni standardsete lepinguliste tingimuste kohaldamine (GDPR artikli 46 lõike 2 punkt c) või vastuvõtja liitumine ELi-USA andmete privaatsusraamistikuga (EU-U.S. Data Privacy Framework), olenevalt kohaldatavast mehhanismist. Kui klient kasutab teenuses enda tehisintellekti API-võtit (nn "oma mudeli" ehk BYO-võimalus), toimub sellise võtme kaudu tehtav töötlus kliendi enda ja tema valitud tehisintellekti teenusepakkuja vahelise lepingu alusel, mitte käesoleva poliitika alusel.

8. Turvalisus

Rakendame asjakohaseid tehnilisi ja korralduslikke meetmeid, et kaitsta isikuandmeid volitamata ligipääsu, kadumise, väärkasutuse või muutmise eest, sealhulgas ligipääsukontrolle, edastamise krüpteerimist ning oma turvatavade korrapärast ülevaatamist. Ühegi süsteemi täielikku turvalisust ei saa garanteerida, kuid töötame riski minimeerimise ja probleemidele kiire reageerimise nimel.

9. Sinu õigused

GDPR-i alusel on sul õigus:

• Pääseda ligi enda kohta hoitavatele isikuandmetele;
• Nõuda ebatäpsete või puudulike andmete parandamist;
• Nõuda oma andmete kustutamist, kui see on kohaldatav;
• Nõuda töötlemise piiramist teatud tingimustel;
• Nõuda meile esitatud andmete ülekantavat koopiat;
• Esitada vastuväide õigustatud huvi alusel toimuvale töötlemisele; ja
• Võtta nõusolek igal ajal tagasi, kui töötlemine põhineb nõusolekul, mõjutamata enne tagasivõtmist toimunud töötlemise seaduslikkust.

Nende õiguste kasutamiseks võta meiega ühendust aadressil info@juvolegal.com. Vastame seadusega nõutava tähtaja jooksul. Kui meie vastus ei rahulda sind, on sul õigus esitada kaebus Eesti Andmekaitse Inspektsioonile (AKI, www.aki.ee) või, kui sinu elukoht on mõnes teises EL liikmesriigis, selle riigi andmekaitseasutusele.

10. Küpsised

Kasutame veebilehe toimimiseks vajalikke küpsiseid ning sinu nõusolekul küpsiseid, mis aitavad meil mõista, kuidas veebilehte kasutatakse. Küpsiste nõusolekut saad igal ajal juhtida või tagasi võtta oma brauseri seadete kaudu. Vaata täpsemalt meie küpsiste kasutamise lehelt.

11. Lapsed

Meie veebileht ja teenused on suunatud ettevõtetele ja spetsialistidele nende kutse- või ärialases tegevuses ega ole mõeldud kasutamiseks alla 18-aastastele isikutele. Me ei kogu teadlikult isikuandmeid lastelt. Juhul kui nõusolek infoühiskonna teenuse kasutamiseks antaks lapse enda poolt, kohaldub isikuandmete kaitse seaduse § 8 kohaselt seadusjärgne vanusepiir 13 aastat, millest nooremate laste puhul on nõusolek kehtiv üksnes lapse seadusliku esindaja antuna; meie 18-aastane vanusepiir on sellest rangem ärialane otsus, mitte seadusest tulenev miinimumnõue.

12. Poliitika muudatused

Võime käesolevat poliitikat aeg-ajalt uuendada, näiteks kajastamaks muudatusi meie tavades või kohaldatavas õiguses. Lehe ülaosas olev kuupäev näitab viimase uuendamise aega. Olulistest muudatustest teavitame kontoomanikke, kui see on asjakohane.

13. Võta meiega ühendust

Kui sul on küsimusi käesoleva poliitika või sinu isikuandmete käsitlemise kohta, võta ühendust Votting Group OÜ-ga aadressil info@juvolegal.com.